綜合信息化——協同辦公平臺系統

來源:中國電科     作者:系統管理員     發布時間:2009年07月23日              

一、背景

(一)面向用戶

適用于政府機關、事業單位、大型企業單位以及集團型企業單位。

(二)形勢與需求

隨著中國政府、企業及事業單位信息化建設的不斷發展,用戶越來越需要一套能夠滿足其協同管理的應用軟件系統。

協同辦公系統可以通過工作流程自動化和知識管理全面提高單位管理和工作效率,提高單位整體協同辦公水平與辦事能力,實現信息共享化、辦公流程化、溝通網絡化、管理規范化、決策科學化。

二、方案摘要

協同辦公平臺將現代化辦公思想和計算機、網絡、通訊等現代化工作進行整合,以精確管理思想為指導,以“溝通、協作、控制”為設計理念,以工作流和信息流技術為核心,以軟件為載體和實現手段,采用易于擴展和組裝的構件化設計,能滿足用戶業務需求變化、應用不斷深入、功能不斷擴展的需求。

協同辦公平臺提供了包括辦公事務處理、信息管理與資源共享、輔助領導決策、即時提醒等方面的工作模塊,通過工作流程自動化和知識管理全面提高單位管理和工作效率,提高單位整體協作水平與辦事能力,實現信息共享化、辦公流程化、溝通網絡化、管理規范化、決策科學化。

三、方案構成、功能與特點

(一)核心功能

系統主要由事務管理、公文管理、行政管理、信息管理等子系統構成,提供RTX、手機短信、電子郵件等多種信息傳輸、消息傳遞方式,通過電子郵件、工作提醒、電子公告等實現縱向貫穿,使相互孤立的系統聯結為一體,面向辦公人員實現信息的集中發布、資源高度共享的協同工作環境。

1、事務管理子系統:為提高工作人員日常工作效率提供的個性化服務功能。通過該功能,工作人員可以及時了解需要辦理的各項事務,進行自己的工作日程安排,管理個人文件,收發電子郵件,修改個人的登錄口令等。主要包括待辦事宜、日程安排、系統短信、在線會議、電子郵件、個人文件、個性設置(桌面風格、代辦、提醒鈴聲、個人信息及系統密碼)等模塊。

2、公文管理子系統:實現公文“收、發、辦、管”一體化管理,為領導閱示批示、簽發文件、部門閱辦文件、會簽文件提供快速方便的電子辦公手段。按可自定義的工作流,自動完成公文在各步驟(起草、審核、簽發、分發、歸檔等)流轉,并記錄相關文件內容、擬稿人、審稿人、批準人以及審批意見、審批時間等信息。主要包括發文管理、收文管理、簽報管理、簡報管理、公文查詢、歸檔文件等功能模塊。

3、行政管理子系統:從建設集約型組織的角度出發,利用先進的計算機技術輔助實現行政事務管理和后勤服務保障網絡化管理,實現“人、財、物”統一管理。理順各功能之間相互關系,實現信息在不同模塊中順暢流轉,從而作到“一次輸入,多處使用”,實現了行政事務審批的網絡化、流程化處理。主要包括部門文件、領導日程、督辦、人事、考勤、會議、績效考核、車輛、圖書管理等功能模塊。

4、信息管理子系統:系統以知識為管理為核心,全面地收集、整理游離在各部門多方面知識,將知識價值最大程度的發揮。系統提供了可視化設計,用戶可完成符合自身需要的知識模塊定制,并具有分級管理功能。主要包括最新公告、在線調查、知識中心、通訊名錄、電子論壇、信息網站等功能模塊。

5、協同工作子系統:系統為用戶構筑一個安全、高效、實用的協作式工作平臺,提供多種方便、安全、可靠的數據接口,實現與電子郵件系統、RTX及時通訊系統、手機短信平臺、移動OA平臺等無縫集成,拓展信息交流渠道,提高信息傳輸速度。

(二)方案特點

1、零維護及易操作的BS瀏覽器模式。基于J2EE多層架構B/S模式開發,可跨平臺應用。客戶端零維護,便于用戶的使用和系統的安裝;

2、隨意組合的模塊化設計。系統采用模塊化設計,具有隨意組合的特點。只需通過簡單的系統功能模塊搭配、流程表單設置,便可以輕松實現用戶的各種需求變化。  

3任意層次的組織結構定義,支持任意層次數的組織機構結構調整,能適應政府機關、企事業單位體制改革的需要。

4、“隨需而變”的功能擴展。系統提供公文處理單、工作流程、系統菜單等自定義功能,用戶不必通過底層代碼開發即可自行擴展系統功能。

系統采用支持國際WFMC國際工作流聯盟標準的工作流引擎,提供可視化復雜流程設計工具和表單設計工具,可以讓客戶隨心所欲的設計自己的工作流程和表單。

5、工作流程的實時辦理監控。系統對平臺內具體的每項工作流程提供了全面而具體的實時監督。用圖形化的形式隨時查看工作流中的并行會簽、批示、辦理操作。

6、快捷的個性化辦公門戶設置。系統管理員可以根據組織內工作人員職務職責性質配置不同的系統訪問界面和功能布局,不同用戶登錄后進入不同的辦公門戶,使用不同的功能模塊。可對組織機構、崗位、職務、人員及權限進行靈活配置,快速完成客戶化設置,并在崗位設置上增加了通用崗位,增強了系統的靈活性。

7、靈活的工作授權。工作人員臨時出差或休假時可由上級領導或自己進行工作委托,以保證相關工作不會停滯。可定義授權時間,逾期提醒以及授權期間授權工作記錄查閱。

8、人性化設計,貼近用戶操作習慣。友好的辦公界面,顯示大量的工作信息,實現事找人的高效辦公模式。以“窗口”和“按鈕”設計的更加符合中國人的辦公習慣。所有辦理頁面都在一個窗口顯示,減少系統資源浪費,更易操作。

9、實時協作,支持與移動OA集成。在流程設置中可以選擇待辦通知、郵件和短信提醒等多種方式,結合RTX等即時通信工具,實現工作的實時協作、在線感知,并提供與PDA的數據交換接口、集成移動OA平臺,滿足移動辦公的需要。

10、方便的業務數據接口。構筑一個安全、高效、實用的協作式辦公平臺,提供多種方便、安全、可靠的數據接口。

 

四、方案價值與用戶受益

1、工作協同

企事業單位中設定的各個部門,雖然分工不同、職責不同,但是它們都是為了同一個目標在共同努力。就像一臺高速運轉的機器上不同的部件,即便每一個部件都能有效的運轉并不能代表整個機器就能很好的運行,部件與部件之間的聯系也是非常重要的環節。我們可以通過一個統一的協同工作平臺,將各個部門的工作有效的進行協調管理,將各個部門的工作有機的聯系在一起。

協同工作的核心理念就是按照管理者的要求,將各個業務部門的工作抽象成不同的業務環節;同時制定規范的流程,將這些業務環節進行關聯;再通過驅動機制,推動每一個業務要求在流程中進行流轉,最終達到所有部門共同完成一個或多個任務的目標。

2、應用集中

各個企事業單位在前期信息化建設過程中,通常都或多或少的具有了一定的輔助性管理軟件,這些軟件可能是單個部門內部提供需求定制開發的,也可能是按照需要直接采購并投入應用的,也有很多單位進行了一定程度的統一設計、定制管理軟件。隨著企事業單位自身業務的發展,單位內部各種新制度、新規則的更新,這些軟件多多少少都會存在無法與時俱進的問題。

通過建設協同管理平臺,將分散的各種軟件系統進行集中。利用單點登錄等技術,為企事業單位構建一個統一的應用平臺,方便更高層的管理者從整體的角度應用本單位的各類軟件系統,從而解決應用孤島的問題。

3、信息整合

企事業單位在運作過程中,會產生大量的信息,這些信息最初會產生在各個業務部門,在部門內部,部門管理者或許已經將這些信息進行了收集、整理。但是不同部門之間的信息同樣存在著關聯,對于更高層面的管理者來說,更關心的是將這些信息進一步的整合和分析。建立統一的協同管理平臺,可以將分散的、孤立的、不規則的信息集中到同一套信息框架內進行管理,通過一定的規則,將這些信息組織成一個“信息網”。高層領導可以通過這樣的統一信息平臺,方便的對各種信息進行更準確、更全面的了解。進一步的消除信息孤島帶來的困擾。

4、數據共享

在企事業單位運作過程中產生的大量數據,除了一部分核心內部數據外,還會有大量的數據需要與外部進行交流。主要可以劃分為:數據的輸入、數據的發布、數據的交換等。這些信息的外部交流需求在很多企事業單位目前的信息化建設階段中,通常難以實現。

通過建設數據交換共享平臺,同時配合門戶系統,可以將整合好的各種數據、信息,根據具體的業務需要進行對外發布及共享交換。從而滿足企事業單位數據交流的需求,還可以解決大量的數據輸入甚至于重復輸入所帶來的人力成本的增加。

五、成功應用案例

(一)案例名稱

武漢市信息產業局辦公自動化系統

(二)案例簡述

武漢市信息產業局2001年成立,由原市電子行辦,原計委(現在的發改委)下屬信息中心,原辦公廳下屬的無線電監測站等單位組成。信息產業局的三大主要職責為:組織制定武漢市推進信息化建設,推進信息產業發展的有關規劃和政策;負責武漢市重大信息產業的項目規劃,方案審查及有關協調工作,同時負責和電信營運商的協調工作;此外還對無線電及無線電通訊市場進行監督和管理。

隨著知識經濟的到來,加快單位內部信息的交流,改進單位業務流程和管理模式,提高辦事效率,降低成本,是擺在信產局領導者面前的重要課題。而借助協同辦公軟件將有效快捷的幫助信產局完成管理水平的大幅提升。經了解和參觀了多家辦公系統供應廠商,從規模,技術實力,合作服務質量,開發產品的性能,服務價格等諸多方面因素進行比較,最后決定采用中電科長江數據股份有限公司研發的協同辦公系統為基礎平臺搭建單位內部統一的協同辦公系統平臺。系統于2005年上線,至今已穩定運行四年。

在實施項目過程中,經歷了從部分工作人員不理解、抵制到逐漸接受和依賴的過程。從使用情況看,效果很好。通過實施該項目,武漢市信息產業局優化了業務流程,規范了管理制度,提高了單位管理水平和工作效率;實現了全單位信息資源共享;降低辦公成本、節約了辦公經費、投資增值;并且通過使用協同辦公系統,將前期投資的硬件、軟件、網絡的使用率大幅度提高。

(中電科長江數據股份有限公司提供)

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